Jak ušetřit 8 000 € pouhým kliknutím na tlačítko
09.11.2016 12:54
Kolik ve skutečnosti stojí přepisování dokumentů, které dostanete vytištěné nebo ve formátu PDF, ale které musíte vrátit do formátu aplikace MS Word, aby je bylo možno dál používat? Většina z nás se ani nezastaví, aby takový výpočet provedla, protože se (nesprávně) zdá, že jde jen o pár drobných. Důkladný výzkum zaměřený na technologie provozního výzkumu se věnoval širokému spektru organizací a ukázal, že těchto "pár drobných" je ve skutečnosti hodně peněz. Neuvěřitelně hodně peněz.
Hovoříme o ročním plýtvání v řádu 200-500 hodin práce v organizaci s 50 kancelářskými pracovníky. Vezmeme-li v úvahu platové podmínky v České republice, jde přibližně o 8 000 € (slovy: osm tisíc eur) za rok v organizaci s 50 zaměstnanci! A co když vaše organizace zaměstnává 200-500 lidí, což je častý případ v organizacích veřejné správy? Sami si můžete vypočítat, o kolik hodin a peněz jde.
Ve státních organizacích představuje přepisování dokumentů jeden z nejvýznamnějších faktorů přispívajících k nízké produktivitě kancelářské práce. Nejde jen o do nebe volající plýtvání penězi. Přepisování vytváří "úzká hrdla" v postupech, což se odráží v nižší rychlosti a pružnosti při reakci organizací na změny v potřebách zákazníků. Zbytečná práce snižuje motivaci k digitalizaci procesů, zvyšuje chybovost kopií a frustraci. Sečteno a podtrženo - všechny tyto faktory přispívají ke konkurenční nevýhodě ve světě, který je stále "digitálnější" a práce s papírovými dokumenty v něm má stále méně místa. Řešení celého problému je, zdá se, jednoduché: naskenovat dokumenty, převést text z nich a archivovat je s pomocí programu pro optické rozpoznávání znaků (používá se i anglická zkratka OCR).
Výzkum provedený světovým lídrem trhu s produkty OCR, společností ABBYY, potvrzuje, že profesionální software pro rozpoznávání textu zvládne "přepisování" až 100× rychleji než profesionální písařka.
ABBYY FineReader 12 je nejnovější verze OCR softwaru od společnosti ABBYY, která již pomohla ušetřit peníze a zefektivnit pracovní procesy stovkám společnostem v České Republice. Kromě převádění skenů na dokumenty ve formátech MS Office s možností úprav software také správně zachovává formátování, tabulky, názvy oddílů v záhlaví apod. Po dokončení procesu rozpoznávání je na uživateli, aby se rozhodl, ve kterém formátu chce výsledek uložit (Word, Excel, nebo dokonce PDF/A - standard pro tvorbu archivu) a jestli hraje zásadní roli ověření veškerých znaků v dokumentu. Veškeré zásadní kroky se provádějí pouhým kliknutím myší, takže práce se softwarem je velmi snadná. To znamená, že není nutné žádné další školení - investice do produktu se začne vracet okamžitě po jeho nasazení.
Bez ohledu na to, jaký úkol před vaší organizací stojí, zda jde o digitalizaci archivu nebo jen o opakovanou potřebu převádět tištěné dokumenty nebo soubory PDF - nové technologie, např. ABBYY FineReader, pro vás představují snadno použitelné řešení za rozumnou cenu. V obou situacích mohou takový produkt bez problémů používat i zaměstnanci bez specifických znalostí a školení v oblasti IT. A přesně to je důvod, proč jsou nové technologie tak cenné: představují snadná řešení složitých a zbytečných problémů za rozumnou cenu. Ušetřit několik tisíc eur s pomocí aplikace FineReader je tak snadné! Pospěšte si! Stáhněte si bezplatnou zkušební verzi z webové stránky: www.ABBYY.cz
1