Co vědět o fakturách, než rozjedete vlastní byznys

Ať už se chystáte na prodej marmelád a sirupů přes e-shop nebo plánujete otevřít krejčovský salón, ujasněte si pravidla fakturace. Co patří na klasickou fakturu, jaký vliv má plátcovství DPH nebo co znamená dobropis? Přečtěte si to důležité, ať vaše podnikání neskončí hned na začátku.

Zajímavost na úvod - ačkoli pojem faktura používá téměř každý, české zákony ho neznají. Místo nich paragrafy zmiňují termíny doklad, účetní doklad nebo daňový doklad. Vždy záleží, do kterého zákona se podíváte.

Pokud ale nejste právník, nemusíte se tím příliš zabývat. Až začnete podnikat, budete se na chvíli, kdy můžete vystavit fakturu, opravdu těšit.

K čemu faktura vůbec slouží

Díky ní prokážete, že si od vás zákazník něco pořídil a má vám zaplatit - odborně se tomu říká prokázání transakce.

Obvykle faktura vznikne na základě objednávky nebo uzavřené smlouvy, ať už jde o smlouvu ústní nebo písemnou. Po jejím vystavení a odeslání vám zákazník pošle peníze na účet.

Jak má faktura vypadat - záleží, jaký typ podnikatele jste

Údaje, které na vystavenou fakturu patří, se liší podle toho, jestli jako podnikatel vedete účetnictví a platíte DPH.

Nejjednodušší to mají neplátci DPH bez účetnictví. K nim patří většina začínajících podnikatelů. Předpisy jim nařizují, aby na vystavené faktuře byly následující údaje o dodavateli - tedy o vás:

• jméno a příjmení (pokud jste OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (tzv. fakturační adresa)
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Tím povinnosti končí, ale pro případ kontroly z finančáku, doplňte na doklad:

• sdělení, že nejste plátce DPH,
• údaje o odběrateli (ve stejném rozsahu jako vaše údaje),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 20210001),
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• fakturovanou částku,
• datum vystavení faktury.

Pokud DPH neplatíte, ale vedete účetnictví, situace se liší tím, že jsou pro vás doporučené údaje uvedené výše povinné.

Pokud platíte DPH, musí toho být na faktuře víc

Vystavené faktury totiž zároveň slouží jako daňový doklad. Proto tam uveďte:

• jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa)
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
• v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je odběratel také plátcem DPH, tak i jeho DIČ),
• datum vystavení faktury,
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění - to je den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazba daně,
• výše daně v českých korunách.

Kdy fakturu vystavit

Pokud nejste mezi plátci DPH, máte to opět jednodušší - zákon žádnou lhůtu nestanovuje. Měli byste to ale udělat co nejdřív.

Jako plátci DPH musíte fakturu, ve většině případů, vystavit do 15 dnů od chvíle, kdy vám vznikla povinnost přiznat DPH. Zjednodušeně řečeno: do 15 dnů od předání zboží nebo poskytnutí služby.

S jakými typy faktur se nejčastěji setkáte

Obvykle se faktury dělí na přijaté a vydané. U přijatých musíte platit vy, u vydaných váš zákazník.

Dalším typem faktury je zálohová faktura, někdy také proforma faktura. Tu podnikatelé používají v situaci, kdy chtějí alespoň část peněz dopředu. U prodeje marmelád to není nutné, ale pokud byste pracovali jako programátor a měli vytvořit e-shop za 200 tisíc korun, určitě byste chtěli alespoň polovinu částky předem.

Určitě se vám pod ruce dostane i dobropis - opravný daňový doklad. Ten vystavíte třeba ve chvíli, když má objednané zboží nějakou vadu a vy chcete dát zákazníkovi slevu nebo když nedopatřením uděláte v původní faktuře chybu.

Mezi faktury se často řadí i dodací list - doklad o doručení zboží ve správném množství.

Když nad fakturací nechcete přemýšlet, používejte speciální program

Pravidla pro fakturaci jsou ze začátku podnikání docela jednoduchá. Když se vám ale podaří byznys rozjet, povinností přibyde. Proto se vyplatí spolupráce s účetním nebo daňovým poradcem. Přijdou vás na pár stovek měsíčně a ušetří spoustu starostí.

Vystavování faktur si ale můžete usnadnit už na začátku. Zkuste fakturační službu iDoklad - pokud vám stačí základní funkce, funguje to i zdarma. Jedná se o program na faktury, který vytváří účetní a programátoři. Pravidla za vás hlídají algoritmy a vy máte ve všem pořádek. Díky tomu se můžete naplno věnovat činnostem, které vás baví.